Hvad er et ERP system?
Kort gennemgang af hvad et ERP system er og hvad det bruges til.
I takt med virksomheder vækster vil mængden af data, kunder og intern vidensdeling osv. forøges. Excel-filer vil ikke længere være tilstrækkeligt, nu kommer enterprise resource planning (ERP) i spil! Mange har hørt udtrykket før, men ved ikke, hvad det helt præcis betyder. Nedenfor vil det uddybes, hvad et ERP-system er, hvordan din virksomhed kan udnytte det og hvordan dine medarbejderne får glæde af det.
ERP-systemet
Et ERP-system er en software, der hjælper din virksomhed med at automatisere arbejdsgange, give/dele viden, skabe intern kontrol og alt dette ved hjælp af en samlet database. Du har altså alle dine informationer fra regnskab, produktion, marketing, supply-chain, HR, projektstyring, salg osv. samlet samme sted. Et ERP-system er altså blot et udtryk for et software, der samler din virksomhed et og samme sted.
Den samlede database i ERP-systemet giver tværgående informationer, som medarbejdere nemt kan udnytte til at lave analyser, som efterfølgende kan bruges som beslutningsgrundlag og effektivisering af arbejdsprocesser. Det vil derfor være med til at spare virksomheder for penge, øge produktiviteten og forbedre kvaliteten.
Flere af de største virksomheder i verden betror sig til ERP-systemer. Der er i nyere tid kommet alternativer til de dyre ERP-systemer og flere udbydere. Dette har muliggjort at virksomheder i alle størrelser nu kan gøre brug af ERP-systemer. Du kan få skræddersyet systemer, der passer lige til de funktioner din virksomhed har brug for. Således undgår du at drukne i abonnementer fra adskillige forskellige IT-løsninger og kaste penge efter noget du ikke anvender.
I sidste ende vil investeringen af et ERP-system betyde forøget indtjening og kontrol for din virksomhed!
ERP-systemet historisk set
ERP-systemer eksisterede allerede før internettet i manuelle udgaver, som senere hen er udviklet til mere eller mindre automatisk systemer. De første systemer var udviklet for og tiltænkt til produktionsvirksomheder til at holde styr på deres materialer, deraf navnet material requirement planning (MRP). Systemer var tidskrævende og dyre at lave og vedligeholde og var derfor kun gode, som større og rige virksomheder kunne benytte sig af.
Senere hen er systemerne blevet mere avanceret og nu ikke kun tilknyttet produktion, men hele virksomheden. ERP-systemet muliggøre kommunikation og datadeling på tværs alle organisationer, og er derfor blevet et afgørende værktøj for virksomheders vækst. Et ERP-system er et værktøj, som skaber sammenhæng på tværs af organisation i din virksomhed. Den forøget anvendelse af ERP-systemer er med til at understrege vigtigheden af ERP.
I nyere tid er der kommet flere ERP-løsninger. Disse kan være eksempelvis cloud-based, fleksible og open-source, der har medvirket til en lavere omkostning for virksomheder, og dermed også muliggjort at de mindre virksomheder nu kan få gode ERP-systemer implementeret.
Hvorfor bør din virksomhed have et ERP-system?
I en verden, hvor omstilling og udvikling er to nøglebegreber, er begreber som koordinering og planlægning også blevet vigtigere. Det er vigtigt at du sikre at information bliver videreført hurtigt og til den rette, at du kender dine forhold i virksomheder, eksempelvis kender til antal af diverse produkter på lager, genbestillings tider osv. Medarbejder skal kunne navigere i status på deres projekter, vedrørende for eksempel leverandører, priser og meget mere. Til at kontrollere og planlægge dette er ERP-systemet et meget stærkt værktøj.
Der findes også et hav af forskellige mindre systemer, som kan håndtere enkelte afdelinger af din virksomhed separat, men i en virksomhed med vækst og mange kunder vil dette hurtige kunne blive uoverskueligt, rodet og skabe frustration.
En samlet løsning vil samle dine medarbejdere, processer, data og teknologi, på tværs af virksomheden.
Forskellige virksomhedsbehov
Virksomheder behøver som sagt ikke at have samme opbygning af ERP-systemer, da de kan og vil bruge systemerne forskelligt. Der findes derfor virksomheder, som Odoo, der tilbyder fleksible løsninger. Et fleksibelt ERP-system betyder at du kan vælge de apps, som du finder relevant for din virksomhed. For eksempel vil produktbaseret virksomheder ofte benytter apps som regnskab, lager, ordrestyring, CRM, tilmed produktion, hvis de producere varerne selv. Servicevirksomheder vil foretrække regnskab, projektstyring, service automatisering og CRM.
3 fordele ved ERP
Listen over fordele ved at implementere et ERP-system i din virksomhed er lang! For lige at liste 3 hurtige fordele op, har vi samlet tre af det vigtigste her:
1) Minimere administrativt arbejde
Andelen af tid som medarbejdere bruger på at indskrive, strukturer og videreformidle data og andet administrativt arbejde minimeres, da mange processer automatiseres.
2) Data er altid opdateret og nyt
Data vil hele tiden være opdateret, da systemet opfanger, når en medarbejder afsender en vare fra lageret, indtaster en regning eller sender en e-mail. Du vil kunne samle alle data i realtid. Der vil give en stor fordel, da beslutninger så vil blive foretaget på nutidig data.
3) Skalerbart
Med det rette ERP- system vil det understøtte virksomhedens udvikling, og med fleksible løsninger løse eventuelle fremtidige udfordringer. Et cloud-baseret ERP-system er skalerbart, da det nemt kan tilpasses til en forøget mængde af data, nye arbejdsrutiner, organisationsændringer eller andet.